Sep 19, 2022
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Reporte PQRS Ley de Transparencia
https://sedeelectronica.ecopetrol.com.co
Para realizar el registro de una empresa, cualquiera de sus empleados debe seleccionar durante el registro el tipo de persona jurídica, de modo que pueda indicar el Nit y razón social de la empresa; sin embargo se identificará con su correo electrónico corporativo.
Comunicaciones firmadas dirigidas a Ecopetrol de cualquier tipo documental (con excepción de los asuntos no permitidos, descritos en la siguiente pregunta) o derechos de petición.
Sí, no se reciben comunicaciones relacionadas con procesos de compras y contratación, facturas, notificaciones judiciales o dirigidas a la Dirección de Seguridad Física y Control Pérdida de Hidrocarburos. Para radicar este tipo de documentos los invitamos a hacer uso de los canales que la Empresa ha dispuesto para ello.
Sí, es requerido que se adjunte al menos un documento, el cual corresponde a la comunicación principal que desea radicar, esta comunicación debe estar firmada, aunque no necesariamente debe ser electrónica o digital.
La comunicación puede ser dirigida de forma general a la empresa o a un área específica, en este caso, el campo correo del destinatario se puede dejar en blanco.
Si conoce el correo electrónico de destinatario esto agilizará la entrega de la comunicación.
En máximo 5 minutos después de la radicación recibirá en su correo electrónico el número de radicado asignado, es importante que valide previamente el correcto funcionamiento de su buzón de correo.
No, las ventanillas físicas se mantienen para la recepción de comunicaciones que por su naturaleza requieren ser entregadas a través de este medio, CD, USB, Cajas, etc..
Atención correspondencia | |
---|---|
Ciudad | Dirección correspondencia |
Bogotá |
Calle 35 # 7-59 Ed. Caxdac Piso 1 |
Las oficinas de Ecopetrol atienden de lunes a viernes en los siguientes horarios y ciudades:
Horarios de Lunes a viernes | ||
---|---|---|
Ciudad | Horario | Dirección y teléfono de las Oficinas de Participación Ciudadana |
Bogotá | 7:30 a.m. a 4:30 p.m. | Kr 7 No. 37-69 Ed Teusacá Piso 1 Teléfono: (57+1) 2344444 |
Cartagena | 7:30 a.m. a 4:00 p.m. | Kilómetro 10 Vía Mamonal Teléfono +57 310 315 8600. Ext. 50845 |
Barrancabermeja | 6:00 a.m. a 10:30 a.m. y 12:00 m a 4:30 p.m. | Bloque tres Oficinas del 25 de Agosto de la Gerencia Complejo Barrancabermeja Teléfono: (57+7) 6208994- 6208484 Fax: (57+7) 6209734 |
Puerto Wilches | Lunes a Viernes de 7:30 a.m. - 12 m. y de 2 p.m. - 5 p.m. |
Dirección: Carrera 7a # 6 – 42 |
Bucaramanga | 7:30 a.m. a 4:30 p.m. | Instituto Colombiano de Petróleo (ICP) Dirección Km 7 autopista a Piedecuesta Santander Teléfono (57+7) 684 7000 Ext. 47413 (Recepción) Fax: (57+7) 684 7444 |
Neiva | 7:00 a.m. a 4:30 p.m. | Campo Dina km 17 vía Neiva - Bogotá Teléfono: (57+8) 8671111 Ext. 1114 Fax: (57+8) 8671196 |
Orito | 7:00 a.m. a 12 m y 1:00 p.m. a 5:00 p.m. | Comisariato de Ecopetrol - Barrio Colombia Teléfono: (57+8) 4292933 Atención al público la última semana de cada mes |
Cúcuta |
8:30 a.m. -11:30 a.m. y 1:30p.m. a 4:00 p.m. | Calle 19 No. 1 - 44 Barrio Blanco |
Dosquebradas |
9:00 a.m. a 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 4:30 p.m. |
Avenida del Ferrocarril No. 17-12 Edificio Ópalo |
Villavicencio |
lunes, martes, miércoles y viernes de 8:00 am a 11:30 am y 1:30 a 4:00 pm. Jueves de 9:30 am a 11:30 am y 1:30 pm a 4:00 pm. |
Calle 15 # 40 - 01, Centro Comercial Primavera Urbana. Piso 1, Local 153. |
Acacías | 8:00 am a 1:00 pm y 2:00 a 4:00 pm. | Calle 14 # 12 - 51, barrio Juan Mellao. |
Guamal | 7:30 am a 1:00 pm y 1:30 a 4:00 pm. |
Carrera 7 # 16-19, barrio Los Fundadores Av. Las Palmas. |
Castilla la Nueva |
8:00 am a 12:00 m y 1:00 a 4:00 pm. |
Avenida Nuevo Milenio Calle 9 No. 12-06 |
Puerto Gaitán |
7:30 am a 12:00 m y 1:00 a 4:30 pm. |
Calle 14 # 9-87, local 1, hotel Las Iguanas. |
Yopal |
8:00 am a 12:00 m y 1:00 a 4:00 pm. |
Carrera 21 con calle 37 esquina. |
Presencia regional
La Oficina de Participación Ciudadana despliega su alcance y cobertura en territorio y se sumerge en las actividades tácticas y operativas de la empresa aportando a la garantía de derechos y siendo puente de contacto entre la organización y los Grupos de Interés en las cinco regionales de operación. Actualmente tiene presencia permanente en 16 localidades a través oficinas fijas, y en otros 29, a través puntos fijos, móviles y brigadas de atención.
Despliegue regional OPC
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|
Este despliegue regional de la OPC se alinea al Plan de negocios de la empresa, a la regulación de las autoridades para el desarrollo de las operaciones y los proyectos y es un medio potencial para los planes estratégicos de relacionamiento de Ecopetrol en territorios.
Atención a la ciudadanía
Establecer y facilitar a los Grupos de Interés los espacios necesarios para que puedan comunicar sus expectativas, inconformidades y necesidades a la organización con el fin de dar respuesta oportuna y de fondo a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias (PQRS) y felicitaciones tramitadas, es uno de los pilares clave del relacionamiento.
Para garantizar la atención oportuna de las PQRS, se cuenta con un proceso y una red de aproximadamente 300 solucionadores distribuidos en todaslas áreas de la empresa. Este proceso se rige por el Procedimiento para la Gestión del Derecho de Petición de Ecopetrol, en el cual se establecen las condiciones generales, las competencias para responder, las etapas del proceso y todos los demás aspectos sustanciales e instrumentales que garanticen una atención oportuna y adecuada de las peticiones ciudadanas.
En los últimos cinco años se han atendido alrededor de 175.000 requerimientos ciudadanos. El indicador de atención oportuna a la ciudadanía en promedio es de 99,98% y el correspondiente al 2021 es de 99,99%.
Indicador de atención oportuna a la ciudadanía por grupo de interés – 2017 a 2021
Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana
Indicador de atención oportuna a la ciudadanía por grupo de interés – 2021
Grupo de interés |
INDICADOR GENERAL |
Accionistas |
100,00% |
Clientes |
100,00% |
Empleados, pensionados y beneficiarios |
99,98% |
Estado nacional |
100,00% |
Proveedores |
99,91% |
Sociedad, comunidad y estado local |
100,00% |
Socios |
100,00% |
Total |
99,99% |
Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana
1. Trámites, Otros Procedimientos Administrativos y consultas de acceso a información pública.
1.1. Trámites, Otros Procedimientos Administrativos y consultas de acceso a información pública.
Este numeral no aplica a Ecopetrol, toda vez que según el artículo 1 de la ley 1118 de 2006, Ecopetrol es una sociedad de economía mixta de carácter comercial. No es una autoridad o ente territorial ni sectorial y tampoco tiene a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas de manera permanente o la prestación de servicios públicos. . En consonancia con esto, tenemos que el artículo 461 del Código de Comercio señala que "las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria (...)" para el ejercicio de sus negocios.
2.2.. Mecanismo para que el usuario pueda agendar una cita para atención presencial, e indicar los horarios de atención en sedes físicas.
Este ítem no aplica toda vez que Ecopetrol no cumple función administrativa o pública. Según el artículo 1 de la ley 1118 de 2006, Ecopetrol es una sociedad de economía mixta de carácter comercial. En consonancia con esto, tenemos que el artículo 461 del Código de Comercio señala que "Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria (...)". La resolución 2893 de 2020 no es aplicable a Ecopetrol, toda vez que esta refiere en su artículo 2 que aplica los sujetos a los que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del Decreto 1078 de 2015.
Para ejercer de manera adecuada la Responsabilidad Empresarial es necesario contar con canales de comunicación permanentes que contribuyan a mantener y mejorar la relación con los Grupos de Interés.
Ecopetrol cuenta con mecanismos y canales para recibir y gestionar adecuadamente las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias (PQRS) y felicitaciones presentadas por los Grupos de Interés, asegurando una respuesta oportuna y de fondo.
De igual forma, se generan escenarios de participación que permiten informar a los Grupos de Interés sobre las actividades desarrolladas por la empresa y conocer sus percepciones, para construir una relación cercana entre ellos y la Organización.
La información proveniente de las PQRS y de los escenarios de participación, permite a Ecopetrol identificar oportunidades de mejora en los procesos de la Organización y construir alternativas de solución frente a situaciones de insatisfacción.
Este diálogo con los Grupos de Interés a nivel nacional, se hace realidad en Ecopetrol a través de las Oficinas de Participación Ciudadana (OPC) que garantizan el derecho de los interesados a manifestar sus posiciones e inquietudes frente al accionar de la empresa, convirtiéndose de esta manera en un espacio de interrelación que fortalece los derechos ciudadanos, los principios éticos y la transparencia en las relaciones sociales, bajo la premisa de que la participación ciudadana es un instrumento de política pública para lograr el desarrollo organizado y equitativo de la sociedad.
A través de la gestión y el monitoreo de los requerimientos derivados de dicha interacción entre Ecopetrol y sus Grupos de Interés, se obtienen datos que se estructuran, analizan y convierten en información de valor para la toma de decisiones.
Escenarios de diálogo para la construcción de relaciones de confianza con Comunidades, Estado Local, Contratistas y compañías filiales del Grupo Ecopetrol
Estos espacios son el escenario ideal para reconocer al otro, establecer relaciones de manera incluyente y capitalizar la oportunidad para prevenir, transformar y resolver constructivamente los conflictos. Además, estos espacios de diálogo permiten mejorar la convivencia, asegurar la participación ciudadana, fortalecer las instituciones y contribuir al desarrollo sostenible de los territorios.
Es así como, Ecopetrol S.A., en el marco constitucional y legal, bajo el acompañamiento institucional y conforme a la interacción con los diversos actores del territorio, participa y genera escenarios de diálogo social democrático, inclusivo y permanente con el fin de informar la realidad de sus actividades y actuaciones, compartir sus objetivos, conocer a través de la participación efectiva de los Grupos de Interés “Sociedad, Comunidad y Estado Local”, sus necesidades, posturas e intereses, todo ello, con el ánimo de construir confianza, prevenir y resolver de manera pacífica y concertada los eventuales conflictos que puedan generarse en el desarrollo de su actividad empresarial.
Para el 2021, se realizaron 349 espacios de relacionamiento estratégico, como parte de las acciones de Ecopetrol para la construcción de confianza y tejido social con las comunidades. A continuación, se presenta una tabla resumen de estos espacios por regional.
Regional |
Total |
Central |
120 |
Andina Transporte |
116 |
Sur |
44 |
Piedemonte |
18 |
Caribe |
21 |
Orinoquía |
12 |
Oriente |
11 |
Catatumbo - Arauca |
7 |
Total |
349 |
Ecopetrol, Vicepresidencia de Desarrollo Sostenible, Gerencia de Entorno Regional
Así mismo, como resultado del desarrollo de estos espacios se tuvo contacto con 41.603 personas, siendo la comunidad el principal foco de los espacios de relacionamiento. A continuación, se relaciona la cantidad de personas por Grupo de Interés con las cuales se desarrollaron actividades:
|
N° personas por Grupo de Interés |
|||||
Regional |
Comunidad |
Instituciones |
Gremios |
Autoridades |
Contratistas |
Total |
Piedemonte |
10.374 |
8.790 |
7.410 |
30 |
|
31.034 |
Central |
9.018 |
24 |
31 |
131 |
166 |
9.370 |
Andina Transporte |
1.788 |
11 |
10 |
170 |
58 |
2.037 |
Oriente |
1.503 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1.503 |
Sur |
842 |
42 |
18 |
135 |
213 |
1.250 |
Orinoquía |
300 |
2 |
|
58 |
14 |
374 |
Caribe |
236 |
|
|
33 |
|
269 |
Catatumbo - Arauca |
157 |
|
4 |
35 |
|
196 |
Total |
24.218 |
8.869 |
7.473 |
592 |
451 |
41.603 |
Ecopetrol, Vicepresidencia de Desarrollo Sostenible, Gerencia de Entorno Regional
La mayoría de estos espacios se realizaron en el marco del desarrollo de las iniciativas de relacionamiento en las diferentes regionales, una estrategia que ha permitido fortalecer y ampliar el alcance del relacionamiento voluntarios, preventivo y constructivo de Ecopetrol con sus Grupos de Interés, especialmente con las comunidades, gremios y autoridades locales.
Espacios promovidos por la 0ficina de Participación Ciudadana
Se promueve el desarrollo de espacios intencionados de relacionamiento con los Grupos de Interés, a través de los cuales se motiva la atención, el diálogo democrático, la rendición de cuentas y el fortalecimiento de las competencias ciudadanas mediante el establecimiento de sinergias con la institucionalidad y las distintas áreas de proceso de la compañía.
En estos escenarios se divulgan los resultados y proyecciones operacionales, se socializa la gestión de las temáticas relevantes para el relacionamiento, se escuchan las necesidades y expectativas de los Grupos de Interés y se promueve el conocimiento sobre la industria, la empresa y su gestión. Para ello la OPC estructuró el siguiente Portafolio.
Portafolio Escenarios de participación OPC – 2021
Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana
Con base en el Portafolio y considerando las necesidades, particularidades y dinámicas de cada regional, cada año se construye un plan estratégico de escenarios de participación que debe estar alineado al plan de relacionamiento de Ecopetrol en territorios.
En 2021, aunque se contó con menos actividades debido al aislamiento social por la pandemia, se realizaron eventos a través de las herramientas electrónicas dispuestas por la Empresa y otros de forma presencial. En total, se realizaron 152 espacios de participación con 3.802 personas, siendo la comunidad el principal foco de estos espacios.
En los últimos cinco años se realizaron 909 actividades en todas las regionales de la Empresa, contando con la participación de casi 25.000 personas, como se ilustra en la siguiente tabla:
Escenarios de participación por regionales – 2017 a 2021
2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | ||||||
OPC regional | Asistentes | Eventos | Asistentes | Eventos | Asistentes | Eventos | Asistentes | Eventos | Asistentes | Eventos |
Caribe Pacífico | 5 | 92 | 535 | 41 | 1374 | 22 | 266 | 7 | 485 | 14 |
Central | 36+ | 406 | 915 | 89 | 1592 | 106 | 1158 | 27 | 1351 | 73 |
Oriente | 641 | 20 | 788 | 21 | 231 | 4 | 234 | 8 | ||
Orinoquia | 9 | 2456 | 2752 | 78 | 3692 | 133 | 462 | 31 | 1182 | 25 |
Piedemonte | 3 | 635 | 593 | 25 | 447 | 22 | 209 | 8 | 285 | 13 |
Sur | 13 | 331 | 282 | 19 | 611 | 27 | 375 | 11 | 265 | 19 |
Total | 66 | 3920 | 5718 | 272 | 8504 | 331 | 2701 | 88 | 3802 | 152 |
Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana
Escenarios de participación – 2017 a 2021
Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana