Los Directores suscriben al aceptar el cargo como miembros de Junta Directiva de Ecopetrol S.A. el “Formato Declaración de Información y Obligaciones para Miembros de Junta Directiva de Ecopetrol S.A.”, que contiene, entre otros, lo siguiente:
“Me comprometo a cumplir con las obligaciones y responsabilidades inherentes a mi cargo y, en especial las siguientes:
- Reconocer que me encuentro sujeto al régimen de responsabilidad de los administradores de las sociedades comerciales establecido en los artículos 23 y siguientes de la Ley 222 de 1995.
- Efectuar, con anterioridad al inicio de mis funciones, el programa de inducción organizado por la Administración para conocer la condición financiera y operativa de la Sociedad.
- Participar en los programas de entrenamiento organizados por la Administración para los miembros de la Junta Directiva.
- Conocer y aplicar los estatutos sociales, el Código de Buen Gobierno, el reglamento de la Junta Directiva de Ecopetrol y los reglamentos de los Comités a los que pertenezca, así como los siguientes documentos que soportan el Programa de Cumplimiento empresarial: Código de Ética y Conducta, manuales, procedimientos, instructivos y procedimientos que regulen los riesgos de cumplimiento (fraude, corrupción, soborno, lavado de activos, financiación del terrorismo, violaciones a la Ley FCPA), las normas internas que regulen los temas de regalos, atenciones y hospitalidades, conflicto de interés, inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones.
- Promover y apoyar las actividades el Programa de Cumplimiento empresarial, hacer seguimiento a las mismas y a las medidas adoptadas, especialmente, en lo relativo a los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Garantizar durante el periodo respectivo el cumplimiento del perfil definido en el artículo 21 de los estatutos sociales para los miembros de la Junta Directiva de Ecopetrol: <<Los miembros de la Junta Directiva estarán comprometidos con la visión corporativa de la Sociedad y deberán como mínimo cumplir con los siguientes requisitos: (i) tener conocimiento y experiencia en las actividades propias del objeto social de la Sociedad y/o tener conocimiento y experiencia en el campo de la actividad industrial y/o comercial, financiera, bursátil, administrativa, jurídica o ciencias afines, (ii) contar con experiencia profesional de más de 15 años; (iii) gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad, y (iv) no pertenecer simultáneamente a más de cinco (5) juntas directivas de sociedades anónimas incluida la de Ecopetrol. (...).>>.
- Cumplir estrictamente con el Reglamento Interno de la Junta Directiva, en especial lo relacionado con los principios de Actuación de los Miembros de la Junta Directiva.
- Conocer el Sistema de Control Interno de Ecopetrol, el cual busca proveer garantías razonables en el logro de los objetivos organizacionales.
- Conocer de la existencia de los mecanismos definidos por Ecopetrol para reportar situaciones o inquietudes éticas o para reportar denuncias y hacer un adecuado uso de los mismos.
- Reportar las situaciones que puedan generar conflicto de interés, inhabilidad o incompatibilidad para la adopción de las medidas pertinentes, según los procedimientos internos, o a presentar la situación en caso de duda.
- Dar cumplimiento al procedimiento previsto para la negociación de acciones de Ecopetrol, solicitando autorización para la venta y compra de acciones que realice directamente o por interpuesta persona. Desde el conocimiento de la presentación de una Oferta Pública de Adquisición (OPA) u otras operaciones relevantes, tales como fusiones o escisiones, me comprometo a no negociar, directa o indirectamente a través de interpuesta persona, acciones de Ecopetrol.
- Asistir al menos al 80% del total de las sesiones de Junta Directiva y sus Comités, programadas para cada año del periodo al que fue elegido”.