Proceso gestión de abastecimiento
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Proceso Gestión de Abastecimiento
Busca asegurar el suministro efectivo, responsable y sostenible a largo plazo de bienes y servicios, de forma segmentada en términos de costo, oportunidad, desempeño, calidad y nivel de riesgo, con talento humano capacitado y motivado, y en un entorno organizacional y tecnológico basado en mejores prácticas.
El proceso aplica a todas las compras y contrataciones desarrolladas por Ecopetrol. Inicia con la anticipación de necesidades del abastecimiento y finaliza con gestión de contratos y bienes. El proceso no aplica para las actividades cuya esencia no corresponde al abastecimiento de bienes y servicios sino a otros procesos corporativos, son actividades esenciales/core de la cadena de suministro de las líneas de negocio, corresponde a roles distintos a los de Ecopetrol Contratante (ej. socio, aportante, cliente, etc.), y/o son actividades sujetas a regulación especial (ej. la función financiera).
A continuación, se relacionan los subprocesos de la Gestión de Abastecimiento:
Asegurar la anticipación de la demanda, con el Plan de Abastecimiento Integral y la creación de instrumentos de anticipación, desarrollando estrategias de compras y contratación, que generen valor y contribuyan al crecimiento sostenible.
Alistar, gestionar y mantener la base de potenciales proveedores, diferenciando la gestión táctica de habilitación de la gestión estratégica para maximizar el valor de las relaciones mediante un modelo de relacionamiento segmentado.
Atender necesidades a través de la ejecución de compras y contrataciones, con la planificación del método y la suscripción de los contratos.
Gestionar el ciclo de vida de los contratos de servicios, asegurando su correcta ejecución, la gestión de eventualidades, el ciclo de pagos y la evaluación del desempeño, con un enfoque segmentado por la complejidad.
Gestionar el ciclo de vida de las compras de bienes, asegurando la logística de entrada, distribución, y administración de inventarios, y la disposición de materiales no requeridos, bajo los principios de la economía circular.
Estándares de ética, transparencia y cumplimiento en abastecimiento
El Código de Ética y Conducta de Ecopetrol establece las normas básicas y mínimas de conducta que se esperan de los Proveedores de Ecopetrol y su Grupo Empresarial. El Código establece los más altos estándares de integridad que deben respetarse en todas las interacciones comerciales con los Proveedores para prevenir hechos de corrupción, soborno, fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, violaciones de la Ley FCPA, conflictos de interés, conflictos éticos y competencia desleal.
El Código de Ética y Conducta también establece el compromiso con la vida como uno de los principios rectores de la conducta de los destinatarios del Código. De acuerdo con este principio, las acciones de autocuidado dentro y fuera del trabajo y las normas de higiene, seguridad, salud y gestión del medio ambiente establecidas por Ecopetrol se convierten en un mecanismo para la defensa y aseguramiento de la calidad de vida, la salud y el cuidado del medio ambiente.
La gestión de abastecimiento está comprometida con el cumplimiento de los principios de respeto y compromiso con la vida para garantizar la defensa y promoción de los derechos humanos, prevenir la discriminación y cumplir con la normativa HSE. El Código de Ética y Conducta exige el cumplimiento de la Ley aplicable, lo que significa que los destinatarios del Código también se comprometen a cumplir con las normas relativas a prácticas laborales justas y derechos humanos, incluida la prohibición del trabajo forzoso o infantil.
Los proveedores y contratistas de Ecopetrol manifiestan que conocen y cumplen las normas ética, transparencia y cumplimiento de contratación, tales como el Código de Gobierno Corporativo, Código de Ética y Conducta, leyes antisoborno, normas contables y el marco de control interno. El incumplimiento de dichas normas puede dar lugar a un incumplimiento grave del contrato o un derecho terminación contractual ejercido por Ecopetrol y las empresas del Grupo.
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PILARES FUNDAMENTALES
Las acciones y tareas desarrolladas por los proveedores de Ecopetrol y sus empleados deben caracterizarse por la transparencia y el comportamiento ético; con total rechazo y tolerancia cero ante cualquier conducta que contravenga los postulados definidos y adoptados en el Código de Ética y Conducta.
La gestión de abastecimiento comprende un marco de ética empresarial fortalecido por altos estándares, basado principalmente en 3 pilares fundamentales:
- Gestión oportuna y atención de alertas éticas
- Aseguramiento Comercial y Laboral: verificaciones laborales y acompañamiento al cumplimiento de obligaciones laborales de los contratistas.
- Seguimiento de recurso humano: cero funcionarios autorizados sancionados.
- 56 controles, de los cuales el 32% son automáticos.
- Conocimiento de contrapartes: Verificación de proveedores y partes relacionadas en 23 listas restrictivas y de control.
- Fortalecimiento y exigencia de cumplimiento de normatividad de Ética Corporativa
- Código de ética y conducta
- Aseguramiento diligenciamiento formatos de cumplimiento (LAFT y Compromiso de Integridad Contractual)
- Pacto de Legalidad y Transparencia con 14 Cámaras de Comercio / Garantes CONFECAMARAS y CAMPETROL
- Publicidad de la información de la cadena de abastecimiento
- Rendición de cuentas
- Segregación de roles y responsabilidades
- Modelo corporativo - decisiones colegiadas con trazabilidad:
Buscando promover estos 3 pilares fundamentales, el proceso implementó altos estándares en esta materia alineados con el Código de Ética y Conducta preservando los principios y valores corporativos en todas las fases del proceso.
PRINCIPIOS ÉTICOS
Para asegurar y reafirmar el compromiso con la ética, la transparencia y el cumplimiento, la Gestión de Abastecimiento definió y publicó el decálogo del “Mejor Aliado de Ecopetrol”, en el cual se detallan los lineamientos que deben cumplir los contratistas de Ecopetrol.
- Publicar las oportunidades laborales en el Servicio Público de Empleo.
- Formalizar, mediante contratos legales, los acuerdos comerciales con proveedores y subcontratistas.
- Efectuar el pago oportuno de las obligaciones laborales y comerciales.
- Entregar de manera oportuna y con calidad los reportes sobre los pagos realizados a colaboradores, proveedores y subcontratistas.
- Actuar bajo el marco de legalidad y libre competencia, evitando intermediarios y presiones indebidas.
- Contratación de bienes y servicios locales y contratación de mano de obra local, diversa e inclusiva para generar valor en las regiones de operación.
- Atender oportuna e integralmente las solicitudes, quejas y reclamos de los trabajadores, proveedores, comunidad y sindicatos, sin represalias.
- No realizar compromisos que no puedan ser cumplidos y gestionar las solicitudes recibidas para gestionarlas ante las autoridades respectivas.
- Reportar y denunciar con plena evidencia actos de corrupción, intermediación, presiones comerciales, afectaciones y condiciones anormales
- Actuar con transparencia y cumplir con las obligaciones comerciales y laborales, de acuerdo con precios y condiciones justas de mercado, aplicando los principios del Código de Ética y Conducta de Ecopetrol.
DERECHOS HUMANOS
Ecopetrol reconoce la importancia del compromiso con el Derecho Internacional de los Derechos Humanos no solo en su propia operación sino también por las actividades ejecutadas por sus contratistas, ya que sus acciones impactan en los territorios y comunidades donde opera. Por lo cual, actúa de manera proactiva y diferenciada a través de las relaciones contractuales y comerciales con sus proveedores para respetar, promover y garantizar los siguientes derechos y libertades:
Vida, integridad y libertad personal.
Salud y seguridad en el trabajo.
Libertad de asociación sindical y negociación colectiva.
Participación de las etnias mediante consulta previa.
Eliminación del trabajo forzoso y obligatorio.
Derechos colectivos.
Abolición de cualquier forma de trabajo infantil.
Derechos ambientales.
Igualdad y eliminación de la discriminación en el empleo.
Libertad de expresión y acceso a la información.
Condiciones de trabajo dignas, favorables y adecuadas.
Privacidad y protección de datos personales.
Ecopetrol cuenta con la Guía de Derechos Humanos y Empresa la cual determina los elementos que guían la gestión en Derechos Humanos alineados con los estándares establecidos en los Sistemas de Derechos Humanos Universal, Interamericano y Nacional, que se encuentran directamente relacionados con actividades empresariales, estos compromisos son extensivos a los trabajadores, proveedores, socios y demás actores con los que se tenga una relación contractual o comercial. A través de esta Guía, Ecopetrol se adhiere a:
Principios rectores de las Naciones Unidas sobre Derechos Humanos en las empresas.
Diez principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.
Directrices de la OCDE para empresas multinacionales.
Principios Voluntarios de Seguridad y Derechos Humanos.
Declaración tripartita de principios sobre las empresas multinacionales y la política social.
Consulta el detalle de las actividades realizadas en Derechos Humanos por la Cadena de Suministro:
Derechos humanos en la cadena de suministro
GESTIÓN AMBIENTAL
Ecopetrol promueve las buenas prácticas ambientales entre sus proveedores, desarrollando su programa ambiental incrementar el impacto ambiental positivo durante las operaciones de Ecopetrol y promover la integración y cumplimiento de buenas prácticas entre los proveedores. Esta agenda esta definida por la gestión en 4 ejes principales y 4 pilares transversales:
Estas buenas prácticas responden al mapa de ruta trazado para alcanzar las metas que aportan a la estrategia de SosTECnibilidad® 2040 del Grupo Ecopetrol y la apuesta hacia la transición energética.
Programa ambiental de la Cadena de Abastecimiento y Servicios
BIODIVERSIDAD
Ecopetrol cuenta con los Planes de Biodiversidad, que contemplan la creación de la Red de Ecoreservas (áreas ubicadas en predios de Ecopetrol o de su Grupo Empresarial) destinadas a la conservación (preservación, restauración, aprovechamiento sostenible o concientización por parte de los Grupos de Interes) sobre la relevancia e importancia del cuidado y respeto por la biodiversidad.
Esta estrategia forma parte de las Soluciones Basadas en la Naturaleza de la Compañía que responde al cambio climático, el riesgo de desastres, la seguridad hídrica, alimentaria y de la salud pública y la promoción del desarrollo socioeconómico, entre otros. Estas acciones tuvieron un impacto neto positivo en la biodiversidad, la deforestación y la conservación de la tierra, contando actualmente con15 Ecoreservas designadas.
En 2022, Red Colombia del Pacto Global de las Naciones Unidas y la Cámara de Comercio de Bogotá, otorgaron un reconocimiento a las buenas prácticas de desarrollo sostenible a la iniciativa Red de Ecoreservas del Grupo Ecopetrol, por el aporte de ésta al Objetivo de Desarrollo Sostenible No 15 “Vida de Ecosistemas Terrestres”.
GESTIÓN HSE
GESTIÓN HSE DE CONTRATISTAS
Ecopetrol está comprometido con la preservación de la vida en todas sus manifestaciones. Por esta razón, se preocupa por el cuidado personal, el de los demás y el planeta. Este postulado se refleja en los comportamientos actuando con rigor y disciplina frente al sistema de gestión de HSE, y la protección del medio ambiente y el entorno, pensando en las generaciones futuras.
En la Compañía los resultados son responsabilidad de todos, con objetivos comunes y metas conjuntas por lo cual, se trabaja en equipo para alcanzar el Propósito Superior trazado. La colaboración es clave para alcanzar una gestión óptima HSE y los contratistas se convierten en un actor principal en este aspecto, Por lo cual, Ecopetrol ha desplegado una serie de normativas, regulaciones y buenas prácticas para garantizar que la salud ocupacional, la seguridad industrial y la gestión ambiental sean elementos que generen valor y proporcionen ambientes de trabajo saludables, seguros y ambientalmente responsables.
El Sistema contempla la regulación, revisión, seguimiento, evaluación y auditoría de la gestión HSE por parte de los proveedores y busca garantizar la correcta conducta de todos contratistas, subcontratistas y proveedores, de acuerdo con la política y lineamientos de seguridad, salud y medio ambiente establecidos por la empresa.
Ambiental
Salud ocupacional y Seguridad Industrial
Seguridad de Procesos
Temas Transversales HSE
