Documentación soporte 

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Derecho de inspección

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Los accionistas podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y demás documentos a que se refieren los artículos 446 y 447 del Código de Comercio, así: i) La información soporte de los puntos del día sujetos a votación se encontrarán en la página web www.ecopetrol.com.co/asamblea2021 botón Documentación Soporte y ii) para acceder a la información que no es de carácter público, la compañía dispondrá un sistema mixto virtual y presencial. El accionista para ejercer su derecho deberá hacer la solicitud a través del correo electrónico derechodeinspeccion2021@ecopetrol.com.co  enviando copia de los documentos que lo acreditan como tal, o como representante del accionista y especificando la información que desea inspeccionar, con el fin de recibir el acompañamiento para ejercer su derecho.

1. Una vez recibida la información a través del correo electrónico la misma se verificará con el fin de establecer la calidad de accionista (y de ser el caso el debido soporte para la representación).

2. A continuación personal de Ecopetrol se comunicará con el accionista o su representante para agendar una primera reunión a través del sistema Teams para coordinar ciertos aspectos del derecho de inspección.

3. Al inicio de esa reunión de coordinación se le pedirá al accionista o su representante encender la cámara y exhibir los mismos documentos que remitió al correo electrónico derechodeinspeccion2021@ecopetrol.com.co solicitando ejercer el derecho de inspección.

4. En el trascurso de la reunión de coordinación el personal de Ecopetrol le explicará al accionista o su representante como puede acceder a la información solicitada y le expondrá como revisar los términos y condiciones necesarios para acceder a la información.

5. Dependiendo del carácter de la información que el accionista desee inspeccionar, se le instruirá como:

  • · Acceder a través de una herramienta digital (weblet), o

  • · Acceder en las oficinas de Ecopetrol dispuestas para atenderlo en la Carrera 7 # 37-69, Edificio Teusacá, primer piso (Centro de Atención Local (CAL)). En este caso se deberán atender en el horario definido para la cita y los protocolos de bioseguridad dispuestos por la compañía.

6. En el trascurso de la reunión de coordinación el personal de Ecopetrol le enviará un formulario que contiene los siguientes términos y condiciones para que sean revisados y aceptados el accionista o representante con el fin de acceder a la información:

6.1. El derecho de inspección se podrá ejercer desde el 4 al 25 de marzo de 2021. de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

6.2. El derecho de inspección solamente podrá ser ejercido por el accionista o su representante previamente verificado y autorizado por Ecopetrol.

6.3. El ejercicio del derecho de inspección se limitará al período contable objeto de revisión, es decir, año 2020.

6.4. Ninguno de los documentos que se encuentran disponibles para revisión de los accionistas o sus representantes puede ser copiado o extraído de la carpeta, folder, cuaderno donde se encuentre.

6.5. No es permitido filmar, tomar fotos o capturas de pantalla o solicitar copias de los documentos sujetos a inspección.

6.6. Durante la revisión de los documentos no se pueden portar ni usar cámaras fotográficas, de video, celulares con cámara, ni ningún tipo objeto que permita la videograbación del material que se va a inspeccionar.

6.7. Durante la inspección de los documentos que no son públicos a través de la herramienta digital el accionista o su representante deberá mantenerse conectado a la reunión en Teams y mantener la cámara encendida con el fin de poder verificar que se estén cumpliendo con los términos y condiciones previstos.

6.8. En caso de evidenciar el incumplimiento de los Términos y Condiciones Ecopetrol:

6.8.1. Iniciará la grabación en el sistema Teams;

6.8.2. Indicará que término o condición se está incumpliendo y solicitará el cese de dicho comportamiento;

6.8.3. En caso que el accionista o su representante no atienda las solicitudes se suspenderán los accesos a las herramientas digitales o se suspenderá la reunión.

6.8.4. Para volver a tener acceso o reanudar la reunión deberá iniciar el trámite nuevamente.

Proposiciones

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Las proposiciones son propuestas que pueden hacer los accionistas de Ecopetrol S.A. sobre los puntos del orden del día de la Asamblea General de Accionistas (AGA) o aquellas temáticas que se tratan normalmente en la AGA, sobre las que se requiere una votación de los accionistas.

Para recibir dichas proposiciones, la Compañía ha dispuesto, desde la 1:00 p.m. del 4 de marzo hasta la 1:00 p.m. del 9 de marzo del 2021, los siguientes canales:

1. Para los accionistas mayores de edad que no requieren ningún tipo de representación podrán diligenciar el formato dispuesto aquí

2. Para los representantes de acciones que hagan parte de procesos o trámites sucesorales, así como de accionistas menores de edad, personas jurídicas y/o personas que requieren nombramientos de apoyos para la realización de sus actos jurídicos, por favor envíe su proposición al correo electrónico proposicionesaga2021@ecopetrol.com.co, junto con la documentación que lo acredita como accionista. Que para cada caso serán los siguientes:

2.1. Para accionistas menores de edad representados por ambos padres:

  • · Copia del registro civil de nacimiento del (la) menor

2.2. Para accionistas menores de edad representados por padre o madre:

  • · Copia del registro civil de nacimiento del (la) menor donde conste quien ejerce la patria potestad, o incluya la anotación de suspensión o terminación de la patria potestad de uno de los padres o
  • · Copia de la providencia judicial en virtud de la cual se suspenda o termine la patria potestad de uno de los padres; o
  • · Acta de defunción de uno de los padres

2.3. Para accionistas menores de edad representados por terceros:

  • · Copia del registro civil de nacimiento del (la) menor donde consten las anotaciones pertinentes.
  • · Copia de la providencia judicial en virtud de la cual se suspenda o termine la patria potestad de los padres.
  • · Copia de la providencia judicial en donde se asigne al otorgante del poder la calidad de tutor o curador.

2.4. Para accionistas fallecidos:

  • · Auto que declara abierto el proceso de sucesión, o
  • · Acta de iniciación del proceso de sucesión expedida por la notaría.
  • · Registro Civil de defunción del accionista.

2.5. Para accionistas que requieren tutor:

  • · Copia del registro civil de nacimiento del accionista y
  • · Copia de la providencia judicial de designación como tutor, curador o apoyo judicial de los bienes del accionista.

2.6. Para personas jurídicas:

  • · Copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad expedido por la Cámara de Comercio o el certificado expedido por la Superintendencia Financiera para las vigiladas por dicha entidad, según sea competente
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