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Gestión con Grupos de Interés
Jan 12, 2021

Guía rápida

De forma alineada con la Norma ISO 26000, la gestión con grupos de interés establece las directrices para promover una gestión empresarial responsable de Ecopetrol con cada uno de sus siete grupos de interés.  

Los siete grupos de interés de Ecopetrol actualizados a 2020, son:  

  • Inversionistas (ACC) 
  • Asociados y socios (ASO) 
  • Clientes (CLI) 
  • Empleados, jubilados y sus beneficiarios (EMP) 
  • Estado (EST) 
  • Proveedores Contratistas y sus empleados (PRO) 
  • Sociedad y comunidad (SC) 

Para cada grupo de interés identificado se asigna un área responsable dentro de la empresa, la cual define los siguientes elementos:

Afirmación o enunciado que recoge los elementos funda-mentales de la oferta de valor de la empresa hacia cada grupo de interés, en el marco del ejercicio de la responsa-bilidad corporativa. Se construye teniendo en cuenta las expectativas de los grupos de interés y las posibilidades e intereses estratégicos de la empresa.

Son enunciados de los logros y propósitos a los que se debe llegar para cumplir con la promesa de valor estable-cida para cada grupo de interés.

Son medidas verificables de cambio o resultado que permi-ten hacer seguimiento al logro de los objetivos y promesa de valor establecidos para cada grupo de interés.

Son las agrupaciones que pueden conformarse al interior de cada grupo. Se construyen a partir de la identificación de características comunes que son relevantes en materia de relacionamiento.

Esquema de gestión con Grupos de interés y su promesa de valor

Los Grupos de interés y subgrupos

 

Gestión de compromisos

El Relacionamiento de Ecopetrol con sus grupos de interés busca construir relaciones de confianza y mutuo beneficio que apalanquen el logro de los objetivos empresariales, contribuyan al desarrollo sostenible del entorno y posibiliten la sostenibilidad del negocio.

Derivado de este relacionamiento y en el marco de los diferentes escenarios de participación, es usual que se establezcan compromisos entre Ecopetrol y sus Grupos de Interés, cuyo cumplimiento fortalece la construcción de relaciones de largo plazo.

Este proceso se mide con el indicador de Gestión de Compromisos, cuyo resultado acumulado para 2020 es del 99,94% y cuya evolución en los últimos 8 años es la siguiente:

Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana

Monitoreo de la gestión con Grupos de Interés

Mensualmente, se emite un informe de monitoreo a nivel nacional y bimestralmente se generan 6 informes de monitoreo en las regiones Bogotá, Caribe Pacífico, Central, Oriente, Orinoquía y Sur, los cuales se envían por correo electrónico a la alta dirección, los profesionales de gestión de todas las áreas de la empresa y otros líderes y profesionales relacionados con la Gestión con Grupos de Interés, lo que corresponde actualmente a una población superior a los 200 funcionarios. Adicionalmente, se publican en el sitio de Sharepoint de la OPC en la intranet corporativa, para la consulta libre de los funcionarios de la empresa. Para la vigencia 2020, se publicaron 12 informes nacionales y 36 informes regionales.

Esta herramienta de análisis muestra las percepciones de los distintos Grupos de Interés respecto al relacionamiento con la Empresa; información que puede ser vista desde distintos ángulos tales como el grupo de interés, la regional, el tipo de solicitud, las áreas que gestionan y los temas relevantes. Actualmente contamos con un poco más de 111 agrupaciones de temáticas y un total de 1.017 temáticas individuales, que contribuyen a identificar con mayor claridad y precisión los procesos, productos o servicios que son percibidos negativamente por los Grupos de Interés.

El análisis de las quejas e insatisfacciones presentadas en los últimos 8 años, plasmadas en los informes de monitoreo, evidencian que los GI que acumulan más insatisfacciones son Comunidad y Sociedad, Empleados, Jubilados y sus beneficiarios y Proveedores; mientras que la regional que concentra mayor cantidad de PQRS es la Central.

A continuación, las gráficas que ilustran ese comportamiento:

Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana

 

Además de los informes, mensualmente se realiza el Reporte de Alertas por Insatisfacciones de Grupos de Interés con el propósito de alertar a la organización sobre el comportamiento de las temáticas que representan riesgos, buscando que tales insatisfacciones tiendan a cero, mediante la identificación de la causa raíz de la misma y el establecimiento de planes de mejora o mitigación. Se reporta mediante el siguiente semáforo:

Mediante la agrupación de las 22 temáticas que hoy se monitorean es posible analizar el comportamiento de aproximadamente 80% de todas las quejas.  Esto permite identificar si crecen o decrecen las insatisfacciones sobre un grupo de temáticas, como un punto de inicio para el análisis de las causas de las desviaciones.

Este ejercicio de monitoreo ha permitido detectar oportunidades de mejora en los procesos, productos o servicios de la Organización, que se reflejan en planes de acción definidos y ejecutados por las áreas responsables, en la búsqueda de la solución de las causas que ocasionan los problemas detectados. Desde 2013 se han generado planes de mejora para diferentes temáticas, entre las cuales se destacan: Insatisfacción con los servicios de salud, Presunto incumplimiento de obligaciones civiles y laborales de los contratistas, Daños a terceros generados por Ecopetrol o contratistas.

Rendición de cuentas

Ecopetrol es una de las Empresas líderes en Colombia en la práctica del ejercicio constitucional de la rendición de cuentas a sus Grupos de Interés, pues además de los mecanismos tradicionales que señala la ley, se cuenta con gran cantidad de canales, eventos especializados y reportes escritos que reafirman su compromiso con la transparencia en la información.

Cualquier ciudadano que busque comunicarse desde cualquier parte del mundo con la Empresa o solicitar información sobre su gestión, puede hacerlo de manera fluida y permanente mediante mecanismos establecidos para garantizar la transparencia y el acceso a la información. Entre ellos, los siguientes:

  • Asamblea general de accionistas. Este escenario se celebra anualmente desde 2008 y en él se informa de manera detallada los resultados a los accionistas y se toman las decisiones propias de ese órgano corporativo. Más de 10.000 accionistas de todo el país asisten en promedio a este encuentro.
  • Escenarios de participación. Eventos enfocados en temas específicos como son: Conversatorios sobre asuntos de interés para comunidades, encuentros con proveedores, accionistas y clientes.
  • Información en la página web. Contiene información actualizada sobre las operaciones y resultados de la compañía, así como información relevante para cada Grupo de Interés.
  • Informe integrado de gestión sostenible. Esta publicación anual incluye información general de la empresa, de su cadena de valor y sus procesos operativos, resultados financieros, comportamiento de la acción, gestión de riesgos y, en general, la gestión de la empresa en sus aspectos económico, social y ambiental.
  • Atención de peticiones de información. Todos los ciudadanos pueden acceder a información de la empresa mediante requerimientos de información, los cuales son atendidos dentro de los términos previstos en la ley que regula el derecho de petición.

Reclamaciones ambientales

A lo largo de 2020 se atendieron 232 reclamaciones (incluye casos tipificados como quejas y reclamos) sobre presuntos impactos ambientales generados por Ecopetrol o sus contratistas en desarrollo de sus actividades industriales y comerciales, cuyo detalle se puede consultar a través de la Oficina de Participación Ciudadana.

Tópico

Número de casos

Cultivos y vegetación

62

Afectaciones a cuerpos de agua

80

Manejo de sustancias y residuos químicos

45

Olores

18

Ruido

15

Emisiones atmosféricas

4

Daños a predios

8

Total general

232

Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana

En cuanto a la validez de estas reclamaciones, se reporta un 61% de casos válidos, es decir, que correspondieron a hechos por los cuales la Empresa debió generar remediaciones:

Validez de la reclamación

Número de casos

Válido

142

No Válido

83

Trasladado

7

Total general

232

Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana

Reclamaciones sobre prácticas laborales y discriminación

Para la vigencia 2020 no se presentaron reclamaciones sobre prácticas laborales realizadas por empleados de Ecopetrol.  Se recibieron 15 reclamaciones con respecto a empleados de contratistas, por lo cual Ecopetrol dio traslado a cada una de las empresas correspondientes como empleadoras y por lo tanto responsables de garantizar las condiciones de trabajo adecuadas para sus trabajadores.

Sobre este aspecto, a lo largo del año se recibieron 3 reclamaciones referidas a “Presunta falta de transparencia discriminación en un proceso de selección” y “Discriminación en el empleo y ocupación”; sin embargo, en ninguna de ellas se encontraron hechos o circunstancias que demostraran que efectivamente estas personas fueron objeto de trato discriminatorio por parte de Ecopetrol o sus aliados.  El detalle de tales reclamaciones se puede consultar a través de la Oficina de Participación Ciudadana.

Validez de la reclamación

Número de casos

No válida

3

Total general

3

Fuente: Ecopetrol, Oficina de Participación Ciudadana

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