Es una declaración de respeto a la legalidad y a la transparencia en todas las actuaciones firmado voluntariamente entre ECOPETROL y CÁMARAS DE COMERCIO [14] de áreas de influencia.

GARANTES

COMPONENTES DEL PACTO: 1. Principios Rectores Legalidad Transparencia Competitividad Razonabilidad precios Pluralidad Libre y leal competencia 2. Articulación Institucionalidad Gestión de conflictos y atención de problemáticas Fronteras invisibles Tarifas de bienes y servicios locales superiores Cambios en las modalidades y condiciones Situaciones que podrían calificarse como actos de colusión o cartelización 3. Deberes en Contratación Principios rectores Normativa Diálogo y comunicación Acuerdos formales Ambiente empresarial y emprendimiento Desarrollo sostenible 4. Promoción de Prácticas Equitativas y Ambientales Diversidad e inclusión Empleo Emprendimientos productivos Diversos (EPD) Normas y estándares ambientales Contratación local Regional Menor agregación

Refrendación Pacto 2023

1. Continuar impactando el crecimiento económico de las regiones, en el marco del desarrollo sostenible.
2. Incluir marco de transición energética en línea con la estrategia 2040 “Energía que Transforma”
3. Adherir a las empresas del Grupo Ecopetrol ->

1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

El Área de Ética y Cumplimiento de Ecopetrol desarrolló la metodología de identificación de riesgos en operaciones, negocios o contratos, la cual define y analiza cada uno de los posibles factores de riesgo en una relación comercial. La Cadena de Suministro, implementará las medidas requeridas y acciones definidas por el área de cumplimiento para el tratamiento de los diferentes factores de riesgo:

CONTRAPARTE:
Persona natural o jurídica, nacional o extranjera con la que se pretenda establecer o se mantenga una relación comercial.

PRODUCTOS:
Bienes y servicios ofrecidos por el proveedor en desarrollo de su objeto social.

CANALES DE DISTRIBUCIÓN:
Medios utilizados por el proveedor para ofrecer y comercializar sus bienes y servicios., nacional o extranjera con la que se pretenda establecer o se mantenga una relación comercial.

JURISDICCIÓN TERRITORIAL:
Calificación de riesgo de las áreas geográficas de origen del proveedor, la gestión se caracteriza de acuerdo con el nivel de riesgo asignado:

Restringido: Bloqueo inmediato en el Sistema de Información de Proveedores de Ecopetrol.

Medio o Alto: Solicitud al proveedor de políticas, programas o lineamientos éticos y su sistema de

control interno.

Bajo: No presenta riesgo para la operación.

2. ANÁLISIS RIESGOS Y OPORTUNIDADES DEL SECTOR

El proceso de abastecimiento diseñó el Sistema de Vigilancia de Indicadores de Mercado, a través del cual se analizan 50 índices nacionales e internacionales que permiten medir y monitorear de manera mensual la inflación y variables clave que impacta directa o indirectamente las tarifas de los bienes y servicios requeridos por Ecopetrol y su Grupo Empresarial.

Adicionalmente, se monitorean los riesgos globales en aspectos Económicos y Geopolíticos, Ambientales, Sociales y Tecnológicos, abarcando cada una de las dimensiones definidas para la gestión sosTECnible® de Abastecimiento (T-EGS®).

3. IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO INSUMOS REQUERIDOS

Comprometido con el apoyo a la transición energética, la Cadena de suministro, a través del monitoreo de en el monitoreo de 10 indicadores clave, desarrolló índices de evolución de precios históricos para las diferentes categorías de bienes y servicios requeridos para la operación y la estrategia de transición energética. Actualmente, se está trabajando para en análisis prospectivo de los impactos de la descarbonización, el fenómeno de niño, la reducción jornada laboral y de los impuestos, para contar con medidas de anticipación y contención de riesgos, aprovechar oportunidades de mercados y generar la respectiva monetización del impacto de estas variables en el estado de pérdidas y ganancias (PyG) de Ecopetrol.

Con el fin de garantizar la correcta ejecución de las relaciones pactadas con sus contratistas, Ecopetrol cuenta con un ecosistema de medidas de gestión de riesgos y verificación de la ejecución de contratos, el cual está compuesto por los siguientes mecanismos: 

VERIFICACIONES COMERCIALES
Visitas a proveedores para asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales e identificar incumplimientos, riesgos laborales y alarmas tempranas que puedan impactar la normalidad laboral. Estas verificaciones se registran en un informe estándar que permite contar con parámetros de hallazgos estandarizados y la oportuna identificación de acciones de mejora.

SECOP
Reporte y publicidad de la contratación gestionada por Ecopetrol en el Sistema Electrónico de Contratación Pública.

ASEGURAMIENTO CONTRACTUAL

Comprende:

• Sistema Interno de alertas tempranas
• Sistema de gestión de riesgo en contratación
• Análisis de contratos precríticos y críticos

CONSULTAR DETALLE 

VERIFICACIONES LABORALES
Se realizan validaciones para verificar el nivel de cumplimiento de las obligaciones comerciales en la contratación por parte de contratistas críticos. Con estas revisiones Ecopetrol genera alertas y recomendaciones a los proveedores para su respectiva gestión y resolución.

DEBIDA DILIGENCIA
Gestión realizada de manera interna para el análisis de proveedores y contratistas con el fin de identificar y prevenir violaciones al Código de Ética y Conducta relacionadas con corrupción, soborno, fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, conflictos de interés, conflictos éticos y actos de competencia desleal.

GESTIÓN PQR’s
Asegurar la implementación, por parte de los contratistas, de sistemas robustos, eficientes y oportunos para la Gestión de Peticiones, Quejas y Reclamos con su respectiva divulgación a los grupos de interés.

Auditorías Internas transversales del Proceso de Abastecimiento.
En 2022, Ecopetrol realizó auditorías internas para:

• Evaluar la gestión de proveedores críticos que brindan servicios de tecnología e información, así como el cumplimiento de los lineamientos definidos a nivel corporativo para las relaciones con terceros.
• Revisar el nivel de implementación de las prácticas y estrategias definidas para la gestión de datos maestros.
• Verificar la implementación y operación de las iniciativas de ciberseguridad y ciberdefensa.
• Evaluar el aseguramiento del tratamiento de datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012
• Medir la capacidad de ejecución del CAPEX para asegurar el logro de las metas de inversión.

Auditorias, certificaciones y evaluaciones de organismos independientes acreditados

Ciertos bienes y servicios que necesita Ecopetrol requieren de una evaluación y certificación externa para ser invitados, verificados y establecer una relación comercial. Por lo tanto, deberán realizar la evaluación a través de un tercero y presentarla a Ecopetrol en estado vigente y garantizar su actualización, de lo contrario el proveedor no podrá participar en los métodos de selección.

El tipo de certificación que debe tener el proveedor, se determina de acuerdo a su actividad económica. Estas acreditaciones se detallan a continuación:

Cumplimiento de estándares nacionales e internacionales y mejores prácticas de Abastecimiento

La Cadena de Suministro de Ecopetrol es un referente nacional e internacional por su gestión, por lo cual, se reta continuamente para introducir las mejores prácticas del mercado en cumplimiento con los estándares nacionales e internacionales tanto en su operación como en el desempeño de sus proveedores. Las decisiones y estrategias tomadas para la evolución de la Gestión de Abastecimiento de Ecopetrol han tenido en cuenta las recomendaciones y evaluaciones realizadas por consultoras internacionales, como Boston Consulting Group, Kearney y Mckinsey, las cuales han permitido identificar el nivel de madurez de los procesos, incluida la gestión de proveedores.

De acuerdo con estas evaluaciones, Ecopetrol ha sido reconocida con un alto nivel de desempeño, ubicándose dentro del cuartil superior de la industria en la categoría “Aspirante” en la medición “Assessment of Excellence in Procurement” (AEP) de Kearney y las mejoras implementadas para el fortalecimiento de la gestión de proveedores y la segmentación de contratos realizadas con el apoyo de Boston Consulting Group.

Auditorías internas HSEQ
Health, Safety, Environment, Quality // Salud, Seguridad, Ambiente y Calidad

Ecopetrol cuenta con un sistema de auditoría interna HSEQ con el que busca:

MEDIR ADHERENCIA BUENAS PRÁCTICAS HSEQ

Determinar el cumplimiento a conformidad de los Sistemas de Gestión HSEQ establecidos por la Compañía.

Asegurar la capacidad de los Sistemas de Gestión HSEQ para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales que son aplicables.

Evaluar la efectividad de los Sistemas de Gestión HSEQ para garantizar que la organización cumpla con los objetivos definidos.

Identificar potenciales oportunidades de mejora de los Sistemas de Gestión HSEQ

Ecopetrol cuenta con diferentes programas de desarrollo de capacidades de proveedores, durante 2022, 109 proveedores significativos participaron en una o más de las acciones de desarrollo, logrando una cobertura del 91% de proveedores significativos.

VERIFICACIÓN Y HABILITACIÓN

El Proceso de Alistamiento de proveedores consiste en la verificación y habilitación de proveedores a través de la evaluación del nivel de cumplimiento de los requisitos exigidos por Ecopetrol, los cuales se encuentran caracterizados por cada uno de los bienes y servicios requeridos para la operación.

Los requisitos con los que deben cumplir los proveedores son determinados por las siguientes variables:

1. MATRIZ KRALJIC Clasificación de bienes y servicios segun su riesgo e impacto, define los requisitos comerciales. 2. IMPACTO ECONÓMICO Determina la obligación de presentar información financiera. 3. REQUISITOS ESPECÍFICOS Corresponden a las actividades comerciales que por su naturaleza requieran el aval de instituciones nacionales o internacionales.

4. RIESGO HSE Nivel de riesgo HSE (Muy Alto, Alto, Medio, Bajo y Nulo): Establece las certificaciones HSE que debe cumplir el proveedor.

5. ÉTICA Y CUMPLIMIENTO Transversales a todos los proveedores: Formato Lavado de Activos y Financiación Terrorismo (LA/FT) Compromiso con la integridad Certifican gestión y cumplimiento con normativa, sistemas y legislación aplicables sobre aspectos LA/FT, Conflict Minerals, Inhabilidades, Incompatibilidades, entre otros.   6. CONOCIMIENTO CONTRAPARTES Consulta realizada al proveedor y sus partes relacionadas en listas restrictivas y de control nacionales e internacionales. En caso de encontrarse alguna novedad en estas listas y al realizar la debida diligencia respectiva se confirmen los hallazgos, el proveedor queda inmediatamente bloqueado y no podrá establecer relaciones comerciales con Ecopetrol.

De no cumplir con los requisitos establecidos o no asegurar su vigencia en el Sistema, el proveedor no será habilitado, por lo cual, no podrá ser invitado a participar en Métodos de Elección o ser asignatario de contratos con Ecopetrol.

Conoce los requisitos específicos solicitados para los potenciales proveedores y contratistas de Ecopetrol:

CAPACIDAD FINANCIERA

Evalúa la capacidad financiera y el riesgo de los potenciales proveedores para prevenir posibles incumplimientos de sus obligaciones contractuales, a través de un análisis histórico integral (3 años) de su información financiera.

Este análisis proporciona un perfil financiero del proveedor, que contempla la capacidad de financiar los requerimientos de capital de trabajo, con fuentes internas derivadas de los contratos en curso y/o potenciales nuevos contratos, así como su rentabilidad financiera, nivel de endeudamiento y liquidez.

El análisis se compone de los siguientes aspectos:

FACTORES SELECCIÓN T-ESG®

Durante los procesos de registro, selección y evaluación del desempeño de los Proveedores, Ecopetrol considera los siguientes factores de SosTECnibilidad®(T-ESG®):

Proveedores potenciales

Contratistas actuales 

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Establece la metodología y criterios para evaluar la eficacia y eficiencia de la actuación de los proveedores para asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y asegurar el establecimiento de relaciones comerciales con proveedores de bienes y servicios idóneos. Para esto, se ha definido que la evaluación de desempeño de Ecopetrol es un proceso permanente ejecutado a través de la medición del nivel de cumplimiento de las obligaciones pactadas entre la Empresa y sus contratistas. Esta evaluación se realiza a través de la medición de 5 criterios estándar:

Adicionalmente se establece que para los contratos cuyo plazo de ejecución supere los seis (6) meses y se clasifiquen como Riesgo HSE Medio (M), Alto (H) o Muy Alto (VH), es obligatorio complementar la Evaluación de Desempeño con al menos una auditoría anual en el lugar donde se ejecuta el contrato, de preferencia dentro de los primeros tres (3) meses de la ejecución del contrato.

Como mecanismo de debida diligencia, para la planeación, invitación y suscripción de contratos, Ecopetrol revisa y toma en cuenta la información favorable y desfavorable sobre el desempeño que han tenido los proveedores en contratos actuales e históricos, considerando datos como resultados, tendencias, categorías contratadas y cualquier otra información relevante para asegurar la contratación.

Programas de construcción de capacidades para proveedores

Ecopetrol cuenta con diferentes programas de desarrollo de capacidades de proveedores, durante 2022, 109 proveedores significativos participaron en una o más de las acciones de desarrollo, logrando una cobertura del 91% de proveedores significativos. ​

Performance Review Meeting (PRM)

El Performance Review Meetings (PRM) es un mecanismo de relacionamiento basado en sesiones de alto nivel con proveedores para revisar de manera integral su relación con Ecopetrol, por lo que se analiza el desempeño presentado, los resultados obtenidos, las oportunidades de mejora identificadas y las potenciales iniciativas de generación de valor conjunto, entre otros factores críticos de éxito. Este análisis se basa en una visión global, integral y estratégica de los proveedores significativos, según la segmentación realizada anualmente, y no sobre la ejecución de un contrato específico, por lo cual, en estos espacios no se tratan temas asociados a negociación de tarifas de contratos, revisión de aspectos administrativos y transaccionales o la presentación del portafolio de bienes y servicios de los proveedores.

A través del despliegue de estas sesiones, Ecopetrol busca:

Lograr un valor incremental en la operación, a través de la relación con los Proveedores en la ejecución de los contratos. Construir relaciones estratégicas y generación de sinergias Identificar oportunidades de innovación y nuevas tecnologías a favor de la eficiencia operativa, implementando las mejores prácticas del mercado. Desarrollar proyectos y/o iniciativas de generación de valor que mejoren los resultados y la competitividad en el mercado. Gestionar de manera estrategia los aspectos críticos ambientales, sociales, técnicos y de proceso en la ejecución de contratos y la respectiva definición de acciones de mejora.

 

 

 

Gestión ética y cumplimiento

La conducta de los contratistas y trabajadores con los que Ecopetrol tiene relación comercial, se debe caracterizar por la transparencia, las reglas claras y la coherencia; con un total rechazo y cero tolerancia a cualquier conducta que vaya en contra de los postulados definidos y adoptados en el Código de Ética y Conducta del Grupo Ecopetrol. Por lo cual, se han desarrollado espacios de capacitación para fortalecer el conocimiento y apropiación por parte de los contratistas de estos estándares, tales como:

Píldoras éticas Comunicados Curso Virtual de Ética “Éticos siempre” Foro Taller

Mejora de capacidades

Ecopetrol, ha generado un portafolio de actividades enfocadas en el aseguramiento del conocimiento, por parte de los proveedores y contratistas, de la estrategia corporativa y de abastecimiento, el fortalecimiento de capacidades empresariales, la promoción de políticas de diversidad e inclusión, potenciar la apropiación de nuevos habilitadores tecnológicos y la integración de nuevas tecnologías disponibles en los mercados, en el aseguramiento del conocimiento de estas temáticas y la identificación de nuevas brechas y las principales palancas de mejora. Estas acciones tienen un gran impacto en el desarrollo de los proveedores, debido a que están enfocadas en las principales necesidades y brechas identificadas:

 

COBERTURA: Fortalecer las capacidades empresariales de los proveedores, cocrear conjuntamente y contribuir al cierre de brechas corporativas identificadas.

CONGRESO T-ESG®: Incrementar las capacidades y el compromiso de los proveedores en la gestión sosTECnibiled® de sus operaciones.

POLÍTICAS DE DIVERSIDAD E INCLUSIÓN: Promover la inclusión de políticas de diversidad e inclusión por parte de los proveedores.

TALLERES DE DIVULGACIÓN: Divulgar información de interés para los proveedores en temas éticos, HSE, corporativos y las modificaciones presentadas en el Manual de Contratación.

CAPACITACIONES ARIBA: Programa para capacitar a los proveedores sobre la transición de la plataforma tecnológica de la Cadena de Suministro.

Escuelas de proveedores

 

Dado el rol de Ecopetrol en la economía nacional, la empresa identificó los municipios donde su operación tiene un mayor impacto, con base en la identificación de su rol e importancia en el desarrollo regional, evaluando su participación en la generación de empleo, impuestos, regalías, entre otros aspectos que promueven y generan una gran dependencia la industria de petróleo y gas.

Bajo este escenario, la Empresa busca diversificar las regiones apoyando la incorporación de nuevos negocios y el desarrollo de las vocaciones productivas regionales, apoyando la formalización de proveedores, el fortalecimiento de la gestión financiera, la comercialización y la mejora de otros aspectos críticos de negocio.

Con este propósito, Ecopetrol creó 2 escuelas de fortalecimiento empresarial:

ESCUELA EMPRENDE CON ENERGÍA Espacio de formación a emprendedores en aspectos administrativos, e-commerce, innovación, liderazgo y circularidad. En promedio, 120 proveedores participan de este proceso.

ESCUELA PROVEEDOR IN Espacio de formación para impulsar el conocimiento, capacitar y fortalecer a los proveedores en aspectos transversales aplicables al ámbito empresarial. A la fecha han participado más de 450 empresarios.

Mejora gestión HSE

 

 

Para promover el desempeño seguro, saludable y ambientalmente responsable de un proveedor y asegurar el cumplimiento de la legislación y normativa de HSE aplicable, Ecopetrol implementó un Sistema Interno para compartir e implementar buenas prácticas de gestión HSE por parte de los contratistas. Para el desarrollo de este esquema Ecopetrol priorizó 36 prácticas HSE en temáticas tales como: Promoción del trabajo seguro, limpio y saludable; Seguridad de procesos; Sistemas de gestión HSE; Gestión de riesgos y peligros; Investigación de incidentes, Gestión de residuos, Control de trabajo, Gestión del Cambio, Disciplina operativa y Tecnología de procesos, entre otros.

Una vez compartida la buena práctica sea compartida por Ecopetrol, el proveedor deberá finalizar las acciones sugeridas en el plazo máximo de 1 mes y será el área de HSE la encargada de realizar el monitoreo del cumplimiento de las actividades propuestas.

Buscando incrementar el desarrollo territorial sostenible del País, la Gerencia de Cadena de Suministro creó el Modelo de Impacto Regional de las Operaciones de Ecopetrol que considera seis dimensiones:

La implementación de este Modelo permite:

• Cuantificar la contribución económica y social de Ecopetrol en los territorios de operación
• Ubicar futuros proyectos en municipios con alto potencial de transformación, para reforzar el desarrollo local sostenible.
• Realizar simulaciones de fluctuaciones productivas o nuevos negocios de energías limpias en las economías locales.
• Identificar una nueva visión de los beneficios sociales y económicos de Ecopetrol y contar con un mayor respaldo de la información suministrada a las autoridades nacionales.

Por lo cual, a través de este Modelo, Ecopetrol puede estimar los efectos potenciales que el aumento de la producción puede tener en los territorios en aspectos críticos tales como la educación, salud, servicios públicos y seguridad, entre otros. Este diagnostico se basa en la Medición del Desempeño Municipal (MDM) del Departamento Nacional de Planeación.

Programa interno de capacitación de Funcionarios de Abastecimiento

La Gestión de Abastecimiento reconoce la formación, actualización e instalación de nuevas capacidades y habilidades del talento humano que interviene durante el proceso para alcanzar y mantener altos niveles de competencia que permitan afrontar los desafíos que imponen las nuevas tendencias T-ESG®, el cambio climático y la transición energética, para lo cual ha diseñado un Sistema de capacitación de funcionarios, compuesto por:

Programa de Abastecimiento Estratégico: Contar con talento humano calificado para la trasformación de los procesos, a través de la formación en las capacidades, habilidades y conocimientos necesarios en abastecimiento y gestión de la sostenible de la cadena de suministro asegurando que los funcionario cuenten con las competencias fundamentales de pensamiento estratégico, liderazgo, evaluación financiera, gestión de riesgos y toma de decisiones, entre otras. Este Programa se desarrolla en alianza con la Universidad de los Andes.

Transformación digital: Programa del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) para formación de los funcionarios para el liderazgo de la transformación digital de la función.

Transformación digital: Programa del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) para formación de los funcionarios para el liderazgo de la transformación digital de la función.

Academia Funcionarios de Seguimiento de Contratos

Los Funcionarios de Seguimiento de Contratos son interlocutores clave para el correcto cumplimiento de las obligaciones contractuales pactadas con los proveedores; por ello, el Proceso de Abastecimiento diseñó un Programa de capacitación en temas de alta relevancia para el desarrollo de su función, abordando a través de talleres y foros, temas como: el Aporte de obra pública, Políticas de Derechos Humanos, la Verificación de proveedores, Gestión del ciclo de pagos, el Aseguramiento de obligaciones laborales y comerciales, Gestión de HSE y debida diligencia, entre otros.

Adicionalmente, los Funcionarios de seguimiento de contratos recibieron el Certificado de la Asociación internacional para la gestión comercial y contractual (IACCM).

Formación interna en Sostenibilidad Ambiental

En el año 2023, Ecopetrol continúo con el plan de capacitación interna en Sostenibilidad Ambiental propia para la cadena de abastecimiento, a través del desarrollo de jornadas de formación sobre descarbonización, agua neutralidad y capital natural.

Se logró el siguiente nivel de involucramiento del talento humano interno que ejecuta algún rol dentro del proceso de abastecimiento (planeadores de contratos, funcionarios autorizados, profesionales de gestión contractual e interventores):