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Marcas homologadas

Sep 11, 2014

¿Qué es el Listado de Marcas Homologadas de Ecopetrol S.A. - LMH?  

Es el documento guía para el abastecimiento de equipos y componentes de gran criticidad para los proyectos y la operación de las instalaciones industriales de Ecopetrol S.A., los cuales requieren el estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas de la empresa y los estándares del sector Oil & Gas, para garantizar la continuidad de la operación, la protección de las personas, el cuidado del medio ambiente, la operación segura y confiable de los activos. 

El LMH aplica a los procesos de abastecimiento de equipos y componentes descritos en el árbol de clasificación por especialidad técnica Clic aquí, que sean adquiridos directamente por Ecopetrol S.A. o a través de terceros. (Este clic debe llevar a documentos, anexo 1) 

¿Cuáles son los pasos a seguir para solicitar una posible homologación de una marca en el Listado de Marcas Homologadas?  

La actualización del Listado de Marcas Homologadas – LMH, obedece a necesidades internas de Ecopetrol S.A. provenientes tanto de los proyectos como la operación, las cuales son gestionadas al interior de la empresa para la actualización de las LMH, sin embargo, cualquier compañía (Fabricante o sus representante debidamente acreditado) puede requerir ante Ecopetrol S.A. la revisión de la(s) marca(s) del(os) producto(s) que fabrica(n) para un posible análisis  de homologación, con el propósito de incorporar dicha(s) marca(s) al LMH. El análisis de homologación de una marca por solicitud de un fabricante o su representante se lleva a cabo según lo indicado en la Figura 1: 

Figura 1. Diagrama de flujo para análisis de homologación 

Según la figura 1 los pasos a seguir para un eventual análisis de homologación de una marca en el LMH son: 

1. Comunicación del fabricante: El fabricante o su representante emitirá una comunicación al buzón relacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co indicando en el asunto: Análisis de homologación de marca. 

La comunicación debe llevar el documento anexo 2 en Excel (Clic aquí: (el clic debe llevar documentos, anexo 2), con los soportes de los certificados (de fabricación según el estándar aplicable, ISO 9001; OSHAS 18001; ISO 14001; Otros) en formato PDF, vigentes con mínimo 6 meses antes de su vencimiento al momento de presentar esta información, de lo contrario no será tenida en cuenta la marca para el análisis. 

Para la presentación de la información anterior en caso de no ser fabricante, es necesario él envió de la carta de representación (entre otros, proveedor autorizado, único, exclusivo, directo) emitida por el fabricante; en caso de no estar acreditado por este no es posible realizar el análisis de la(s) marca(s). 

Importante para el envío de la información según el formato Anexo 2:  

  • En el formato anexo 2 debe indicar los productos fabricados bajo la marca con base en la clasificación de especialidades (Clic aquí). Debe indicar las categorías o subcategorías de los productos de la marca con su respectivo numeral y nombre de la categoría, de acuerdo con el árbol de clasificación de especialidades. Si el producto no está cubierto en esta clasificación no le aplica el Listado de marcas Homologadas - LMH. (Este clic debe llevar a documentos, anexo 1) 

  • Para los productos que no correspondan con categorías o subcategorías del árbol de clasificación de especialidades anexo 1, por el momento no les aplica lista de marcas homologadas, luego no se deben incluir en el formato anexo 2; estas no serán tenidas en cuenta. 

  • Diligenciar un único formato anexo 2 para todas las marcas que se propongan, indicando la información de conformidad con lo indicado en el encabezado de cada columna del formato anexo 2. La columna Certificado (Columna L) como lo indica el comentario del encabezado corresponde al número o código o códigos de los certificados que acreditan el cumplimiento del estándar de fabricación aplicable al producto, por ejemplo: ASME tipo U No. XXX, indicando su fecha de vencimiento en la columna M; en la columna O hace referencia al número o código del certificado ISO9001, la columna P se refiere a la fecha de vencimiento del certificado, al igual que en las columnas R, S, U y V con las certificaciones de las normas ISO14001 y OSHAS18001 respectivamente. En la columna W otros certificados, es donde se deben indicar las certificaciones adicionales con las que cuente la marca/fabricante, adicionales a las solicitadas en el formato. 

  • La columna AC (links 1 página web de los certificados que acreditan la marca) hace referencia al link de páginas web donde se pueden descargar los certificados indicados en las columnas L, O, R y U. La columna Y ítem hace referencia al consecutivo de cada fila, el cual inicia en 1. 

  • Para la presentación de la información del formato anexo 2, en caso de no ser fabricante, es necesario él envió de la carta de representación (entre otros, proveedor autorizado, único, exclusivo, directo) emitida por el fabricante; en caso de no estar acreditado por este no es posible realizar el análisis de la(s) marca(s). 

  • La información solicitada en el formato anexo 2 corresponde solo a información de (los) fabricante(s) y su(s) respectiva(s) marca(s). Favor diligenciar este formato de forma meticulosa y completa. La única información que se debe anexar de su representante es la carta de representación, en los casos en los cuales no es el fabricante quien solicita la revisión de la marca para una eventual homologación.

2. Análisis Preliminar: Con base en la información anterior, se realiza un pre-análisis al interior de la empresa, sobre la pertinencia de la solicitud para Ecopetrol S.A.; En caso de no ser del interés para Ecopetrol S.A. se le comunica al fabricante la decisión. 

3. Información adicional: En caso de que la solicitud sea pertinente para Ecopetrol S.A., para continuar con el análisis de homologación se podrá solicitar información adicional al fabricante según sea el caso. 

4. Análisis de homologación: Corresponde a un análisis técnico detallado que se realiza a la marca y a través de comité de expertos técnicos se define si la marca es homologada o no. En algunos casos para definir si una marca se homologa puede ser requerido auditar las fábricas. Se comunica al fabricante cuando la marca no es homologada. 

5. Incorporación de la marca al Listado de Marcas Homologadas - LMH: Se actualiza el LMH incorporando la marca que sea homologada según el análisis del punto 4 anterior. Se comunica al fabricante la homologación de la marca. 

La información que sea suministrada por parte de un fabricante o un proveedor debidamente autorizado por dicho fabricante, no compromete a Ecopetrol a homologar una marca, podrá ser tenida en cuenta dentro de los análisis y estudios que realiza la compañía de acuerdo a sus necesidades internas para eventual homologación de nuevas marcas en el Listado de Marcas Homologadas. 

Una vez iniciado el análisis de una marca según el diagrama y pasos descritos anteriormente, en cualquier momento Ecopetrol S.A. puede interrumpir este ejercicio para manifestar el no interés en la marca.  Ecopetrol S.A. realizará los respectivos análisis internos para identificar necesidades de la compañía y determinar si se aceptan nuevas marcas en estas. Se espera durante el año en curso realizar los respectivos análisis internos para determinar si se requieren homologar nuevas marcas y se estarán remitiendo comunicaciones a medida que avancen los análisis, a quienes soliciten la revisión de la marca para análisis de homologación. 

Realizar el análisis indicado anteriormente no obliga a Ecopetrol S.A. a incluir marcas en el LMH, de igual forma no se genera vínculo contractual con los interesados, como tampoco con las marcas que sean incorporadas al LMH producto del ejercicio indicado en la figura 1. 

Ecopetrol S.A. no acepta servicios de intermediación para incluir una marca en el Listado de Marcas Homologadas - LMH, y ratifica que el único canal a través del cual se realiza un trámite para análisis de homologación es a través del buzón: relacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co. 

Lo invitamos a consultar los siguientes documentos para conocer las categorías y subcategorías de productos incluidos en el Listado de Marcas Homologadas y la información requerida para iniciar un análisis de homologación de marca: 

 

Ecopetrol S.A. cuenta con un único medio de comunicación para atender sus comunicaciones relacionadas con el Listado de Marcas Homologadas - LMH y corresponde al buzón: relacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co, donde con gusto serán respondidas sus inquietudes.  Sólo serán atendidas las comunicaciones recibidas a través de este buzón. 

En este momento Ecopetrol S.A. no tiene planeado actualizar el Listado de Marcas Homologadas - LMH en las sub-categorías en las cuales sus líneas de producto puedan aplicar, esto debido a que a actualmente no hay necesidades en los negocios de Ecopetrol para incluir nuevas marcas. 
  
Es importante que identifique si todas sus líneas de producto están incluidas en las sub-categorías del árbol de clasificación de especialidades del numeral 1 del Listado de Marcas Homologadas - LMH, para determinar si este le aplica o, de lo contrario, pueda participar en los procesos de concurso abierto que realice Ecopetrol S.A.. Lo invitamos a consultar el siguiente link para conocer los procesos de concurso abierto: www.contratos.ecopetrol.com.co.  

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