Declaración de Tratamiento de la Información Personal en Ecopetrol S.A.
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Indicar las directrices de tratamiento de los datos personales de

Relaciones de Confianza con Nuestros Grupos de Interés

Declaración de Tratamiento de la Información Personal en Ecopetrol S.A.

Por wpadmin, última actualización 11 sept. 2014
1. Objeto

Indicar las directrices de tratamiento de los datos personales de personas naturales en ECOPETROL S.A. en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y sus decretos reglamentarios.

2. Responsable del tratamiento
 
ECOPETROL S.A. es responsable del Tratamiento de datos personales no públicos sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.

Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Edificio Principal Carrera 13 No. 36 - 24.
Correo electrónico: Se indica en el punto 8 acorde con el grupo de interés.
Teléfono: Se indica en el punto 8 acorde con el grupo de interés.

3. Tratamientos

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento.

Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, ECOPETROL S.A. solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

Tratamiento de datos sensibles:

ECOPETROL S.A. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento ECOPETROL S.A. adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

4. Finalidades de los tratamientos

La información personal que es tratada en ECOPETROL S.A. tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

Empleados, pensionados y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares con ECOPETROL S.A.

Accionistas: Comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, actualización, control, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas e inversionistas con ECOPETROL S.A.

Contratistas y sus empleados: Comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los contratistas y sus empleados con ECOPETROL S.A.

Comunidad y sociedad de áreas de influencia: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, tramitación, control, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan la comunidad y la sociedad civil en general con ECOPETROL S.A.

Estado: Relacionamiento, comunicación, interacción, colaboración, registro, acreditación, actualización, consolidación, organización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los agentes, organismos o entidades del Estado con ECOPETROL S.A.

Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con ECOPETROL S.A.

5. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.

6. Derechos de los titulares

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.  

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.

7. Autorización

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información.

La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

8. Área Competente y Procedimientos para que cada titular, acorde con el grupo de interés al que pertenezca, ejerza sus derechos

Empleados, pensionados y/o beneficiarios:

La Unidad de Atención de Servicios Compartidos de ECOPETROL S.A. es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que ECOPETROL S.A., como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

De conformidad con el objeto de esta declaración, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a ECOPETROL S.A. para continuar con el tratamiento directamente).

La Unidad pone a su disposición los Centros de Atención Local para la recepción de las solicitudes de los titulares.

Igualmente, la Unidad pone a su disposición el siguiente correo electrónico para la recepción de las solicitudes de los titulares: habeasdata@ecopetrol.com.co

Accionistas:

La Oficina de Atención al Accionista de ECOPETROL S.A. es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo de interés podrán elevar sus solicitudes para que ECOPETROL S.A., como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

De conformidad con el objeto de esta declaración, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a ECOPETROL S.A. para continuar con el tratamiento directamente).

La dirección de la Oficina de Atención al Accionista es: Calle 81 # 19 A - 18 Piso 2, Bogotá D.C.

Igualmente, la Oficina pone a su disposición el siguiente correo electrónico para la recepción de las solicitudes de los titulares: accionistas@ecopetrol.com.co.

Líneas de información: En Bogotá D.C., (57+1) 3077075; A nivel nacional, 018000113434.

Demás grupos de interés:

La Oficina de Participación Ciudadana de ECOPETROL S.A. es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de estos grupos de interés podrán elevar sus solicitudes para que ECOPETROL S.A., como responsable, adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos del titular.

De conformidad con el objeto de esta declaración, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a ECOPETROL S.A. para continuar con el tratamiento directamente).

En el siguiente enlace se encuentran las direcciones de nuestras Oficinas de Participación Ciudadana a nivel nacional: OFICINAS DE PARTICIPACION CIUDADANA  para que en caso de requerirlo acuda a la más cercana.

Igualmente, la Oficina pone a su disposición el siguiente correo electrónico para la recepción de las solicitudes de los titulares: participacion.ciudadana@ecopetrol.com.co.

Línea de información: En Bogotá D.C., (57+1) 234 5000 - opción 7; A nivel nacional, 018000918418.

9. Vigencia

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 22 de julio de 2013.