Un paso previo a la adjudicación fue el procesamiento de más de medio millón de formularios.
Una labor tan titánica como esencial en la capitalización.

Se esperaban 300 mil formularios y llegaron 520 mil

CONTAR FUE CUESTION DE MÉTODO

Por Angélica Moreno

Imagine por un instante la fábrica de juguetes de Papá Noel a la que los cuentos de infancia hacían referencia. En ella, como si fueran gnomos y duendes, muchos hombres y mujeres trabajaron sincronizadamente y todo contra el reloj.

Un ambiente similar se vivió en ASD (Asesoría en Sistematización de Datos S.A.), donde cerca de 200 personas durante mes y medio, entre octubre y noviembre pasados, se encargaron de recopilar los formularios de compra de las acciones y sistematizarlos para entregar una base datos que permitiera llevar a cabo la adjudicación.

Su experiencia en procesos anteriores como el de ISA, ETB, el Grupo Aval e Isagén, fue un buen antecedente para asegurar la disponibilidad técnica y humana de este equipo que, sin vestir de rojo y verde, trabajó con dedicación para cumplir con su objetivo.

Todo se inició con la recepción de los más de 520 mil formularios. En una mesa de control se contaban los sobres con las ofertas de compra que las entidades bancarias, la red de Fenalco y los comisionistas de bolsa traían diariamente a ASD, se verificaba que el número de formularios que aparecía en planilla coincidiera con los que físicamente venían
en los paquetes.

Fabián Herrera, coordinador de producción de este proceso, confiesa que esperaban
alrededor de 300 mil formularios. Los primeros días se recibían 100 formularios por entidad, pero a medida que las ventas fueron aumentando el volumen de entrega fue cada vez mayor.

Susana Rey, coordinadora de la mesa de control, recuerda el día en el que incluso llegaron dos tractomulas. La primera del Banco Agrario con 38 mil formularios y la segunda de Fenalco con 22 mil. “Ese fue el día más pesado, llegaron todos al tiempo y no teníamos dónde colocar la información; nos tomó dos días contarlos”, comentó.

El segundo paso fue el ingreso de unos datos básicos a un aplicativo web: número de formulario, tipo de documento, número de cédula, monto de acciones a comprar, valor de la cuota inicial y fecha de compra. Cada operario tardaba alrededor de 45 segundos en ingresar cada formulario. Este registro sirvió además a las diferentes entidades que participaron en el proceso de emisión de acciones para consultar y hacer seguimiento al proceso, ya que si, por ejemplo, en la documentación de un formulario faltaba algún anexo, éste quedaba reportado en el aplicativo y se procedía a contactar al comprador.

Listos los documentos, se enviaban al área de escaneo, donde en promedio se digitalizaban cada minuto 60 formularios con tres anexos. Estas imágenes quedaban guardadas en un servidor y luego, mediante un software, se interpretaban las letras y los números de acuerdo con unos campos establecidos previamente.

La confrontación

Como cuarta etapa se inició una de las tareas más dispendiosas: la verificación de la información que fue capturada. En esta fase 70 personas fueron las encargadas de corregir aquellos datos ilegibles que no interpretó correctamente el software.

Angie Reina, quien trabajó en este proceso, reconoció que “la mayor parte de las correcciones se originaban por la mala letra, números, apellidos y direcciones que no se entendían, nos tocaba mirar los anexos para completar la información. Sin embargo, fue muy buena la experiencia; gracias a este proceso conocí muchos pueblitos y veredas del país”.

Una vez corregidos estos datos se generaban unos archivos planos con los que se procedía a hacer una conciliación final. En esta etapa el formulario debía cumplir con todos los requisitos, es decir, anexos completos y datos verificados para entregar los registros a la Bolsa de Valores de Colombia, que se encargó de centralizar la información
de las aceptaciones de oferta presentadas y refrendadas durante esta primera ronda.

Finalmente, se guardaron de nuevo en los sobres los formularios y sus respectivos anexos, se llevaron al archivo para que posteriormente se entregaran a Fidubogotá, la fiduciaria encargada de crear la base de datos de los compradores con base en la información recibida por ASD y la Bolsa de Valores.

Recopilada esta información se procedió a enviar a los compradores la carta de adjudicación, incluyendo el número de acciones adjudicadas, el cronograma de pago, la forma de pago de los dividendos y su depositante directo.

Este procesamiento fue sólo el primer paso de una cadena de procesos para lograr la adjudicación de las acciones y el recaudo inicial, trabajo liderado por Fidubogotá, en el que además se contó con una amplia red de pagos en bancos, supermercados y 34 firmas comisionistas.