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NUEVA ERA
El pasado primero de septiembre, Juan Carlos Ulloa, conductor del
tractocamión de la empresa Manufacturas y Procesos Industriales,
recibió con sorpresa el procedimiento con que lo atendieron
en la refinería de Barrancabermeja, adonde fue a proveerse
de 29 toneladas de asfalto.
En la oficina de ventas lo recibieron con una factura especial,
la primera emitida con el nuevo sistema SAP R/3, en donde se relacionaba
en detalle la cantidad de producto que cargaba en su vehículo
de seis ejes, la discriminación de los respectivos impuestos
y las calidades del asfalto, entre otra información.
Para él, la agilidad en el proceso y lo completo de la información
eran una muestra tangible de los esfuerzos de mejoramiento que está
llevando a cabo Ecopetrol S.A.
Para que beneficios como los palpados por Juan Carlos pudieran empezar
a ser percibidos por otros clientes, así como por los proveedores,
asociados, comunidad, gobierno y entidades de control, fue necesario
dar a la luz el proyecto Sensor, una iniciativa que involucra rediseño
de procesos, implantación de tecnología de información
y cambio cultural.
Una vez adelantadas las etapas de factibilidad del proyecto, apropiación
de los recursos necesarios y selección del contratista, en
diciembre de 2002 se inició la etapa más exigente
del proyecto: la implantación. Fue necesario el aporte de
más de 250 colaboradores (entre empleados y consultores especialistas)
para rediseñar 23 procesos, 92 subprocesos, implantar 17
módulos informáticos e invertir 40 mil horas hombre
en capacitación para el manejo de las diferentes soluciones
de Sensor, a más de 750 empleados a lo largo y ancho de todo
el país.
Así mismo fue necesario sortear varios elementos de riesgo
como la integración técnica de las soluciones, la
calidad de los datos, el aseguramiento de la continuidad, el mejoramiento
de la solución y el manejo del cambio cultural.
Fue precisamente en el trabajo con el talento humano de la petrolera
en donde se debió hacer especial énfasis para asegurar
que la gente, el motor principal de la sostenibilidad de las herramientas,
adoptara la nueva tecnología y las nuevas formas de hacer
el trabajo de cada día.
Pero, ¿qué metas esperaban en la cima? ¿Qué
beneficios sería capaz de ofrecer Ecopetrol S.A. a sus grupos
de interés a través de la eficiencia organizacional
y administrativa?
CLIENTES
Asegurar competitividad en la atención a los clientes significa
ahora, por ejemplo, facturación consolidada por múltiples
despachos, integración natural con los bancos gestores para
contabilizar el recaudo, administración centralizada de cartera
comercial y no comercial, formato único de factura y, en
el caso específico en venta decombustible a mayoristas, facturación
unificada por cliente de productos y servicios.
GOBIERNO Y ENTIDADES DE CONTROL
Maximizar el valor a los accionistas en forma sostenible en el corto
y largo plazos significa pasar del manejo de un portafolio de oportunidades
de negocio a administrar un plan de negocios.
ASOCIADOS
Optimización del tiempo de cierre contable por la automatización
de la distribución de recursos entre asociados y la estandarización
de la información y procesos de Ecopetrol en el rol de operador
y no operador; incluye también el control de proyectos por
AFE (Authorization for Expenditure) y la integralidad de la información
de los contratos de asociación al estar alineados con el
resto de las compañías petroleras.
PROVEEDORES
Optimizar el manejo de relaciones con proveedores, para lo cual
un proveedor solo debe inscribirse en un solo lugar y posteriormente
podrá presentar sus facturas en cualquiera de las cuatro
regionales del país, no necesariamente en el lugar donde
se efectuó la compra o donde se prestó el servicio,
y podrá obtener información de estatus de trámite
de sus facturas.
De esta manera Ecopetrol da pasos firmes para consolidarse como
un ejemplo de eficiencia en la gestión organizacional y administrativa
y sienta bases sólidas para mejoramientos futuros como la
optimización de relaciones con clientes y proveedores.
*Deloitte es parte de la Unión Temporal Integra,
contratista a cargo de la implantación de Sensor. |
